Slik forbereder du bytte av regnskapsfører
Selve tidspunktet, oppsigelsen og forpliktelsene avhenger av den eksisterende oppdragsavtalen og forholdene i oppdraget. Vi oppgir derfor ingen generell oppsigelsestid. Målet er å unngå uklare ansvarslinjer, manglende dokumentasjon og oppgaver som faller mellom to leverandører.
1. Les dagens avtale
- Oppsigelsestid og krav til form
- Oppgaver, perioder og frister som står igjen
- Utestående fakturaer eller avklaringer
- Vilkår for datautlevering, systemtilgang og avslutning
- Fullmakter og tilganger som må endres
2. Avklar nytt omfang og overgang
Be det nye kontoret beskrive oppgaver, ansvar, prisforutsetninger, system, oppstart og overgangsarbeid. Skriv ned hvilken leverandør som har ansvar for hver oppgave og periode. En dato alene er ikke nok hvis lønn, merverdiavgift, årsarbeid, betalinger eller avstemminger følger andre perioder.
3. Planlegg kontakt, dokumentasjon og tilganger
- Hovedbok, saldolister, avstemminger, bilag og dokumentasjon
- Kunde- og leverandørposter, lønnsgrunnlag og rapporteringer
- Årsoppgjørs- og skattedokumentasjon
- Systembrukere, integrasjoner, fullmakter og åpne spørsmål
Personopplysninger og tilganger skal ikke sendes gjennom usikre kanaler. Regnskapsforetaket skal før nytt oppdrag be tidligere regnskapsfører opplyse om forhold som tilsier at oppdraget ikke bør påtas, med forbehold om lovens unntak.
4. Meld riktig ekstern regnskapsfører
Altinn opplyser at virksomheten må melde hvem som er ekstern regnskapsfører til Enhetsregisteret gjennom Samordnet registermelding. Den konkrete flyten avhenger av gjeldende roller, rettigheter og endringstype. Se Samordnet registermelding.
5. Kontroller etter overgangen
Bekreft at partene er enige om avsluttede og åpne oppgaver. Kontroller at dokumentasjon er mottatt, tilgangene er riktige, og kommende frister har en tydelig ansvarlig.
Kort byttesjekkliste
- Les avtalen og noter oppsigelsesvilkårene.
- Avklar nytt omfang før avslutning.
- Fordel ansvar per oppgave og periode.
- Lag kontrollert dokument- og tilgangsliste.
- Meld endringen gjennom riktig offentlig kanal når det er aktuelt.
- Kontroller åpne oppgaver og frister etter overgangen.
Sjekklisten krever regnskapsfaglig og juridisk godkjenning før publisering.