Regnskapsfører for lønn og a-melding
Lønnsarbeid krever riktige opplysninger til riktig tid. En regnskapsfører kan bistå med hele eller deler av arbeidsflyten, men bedriften må fortsatt levere korrekte grunnlag og avklare hvem som godkjenner, sender inn og betaler.
Hva kan lønnstjenesten omfatte?
- Oppsett av ansatte og avtalte lønnsarter i lønnssystemet.
- Behandling av fastlønn, timer, tillegg, naturalytelser og refusjoner ut fra mottatt grunnlag.
- Lønnskjøring, lønnsslipper og betalingsgrunnlag.
- Rapportering gjennom a-meldingen og kontroll av tilbakemeldinger.
- Grunnlag for forskuddstrekk, arbeidsgiveravgift og avstemming mot bokføringen.
- Årsavslutning og dokumentasjon knyttet til lønn etter avtalt omfang.
Ikke legg til grunn at alle punktene er inkludert. Avtalen bør angi hvilke opplysninger kontoret behandler, hvilke kontroller som utføres, og hvem som følger opp feil eller mangler.
Bedriften må levere et kontrollert grunnlag
Avtal en fast frist for endringer i ansatte, lønn, timer, fravær, utlegg og ytelser. Opplys også om nye eller avsluttede arbeidsforhold. Grunnlaget bør være godkjent av en navngitt rolle før lønnskjøringen ferdigstilles.
- Hvem registrerer og kontrollerer timer og fravær?
- Hvem godkjenner variable tillegg, utlegg og naturalytelser?
- Hvem kontrollerer betalingslisten før utbetaling?
- Hvordan meldes rettelser etter at lønn eller a-melding er kjørt?
- Hvem følger opp tilbakemeldingen fra myndighetene?
A-melding, betaling og frister
Skatteetaten beskriver a-meldingen som den månedlige rapporteringen av blant annet lønn, arbeidsforhold og forskuddstrekk. Gjeldende frister og betalingsrutiner må kontrolleres løpende. Avklar om regnskapskontoret bare klargjør, eller også sender inn med riktig tilgang, og hvem som sørger for betaling.
Personopplysninger og tilganger
Lønnsgrunnlag inneholder personopplysninger. Be kontoret forklare hvordan data mottas, hvem som har tilgang, hvordan brukerroller styres, og hvordan filer eller rapporter deles. Ikke send fødselsnummer, bankopplysninger eller innloggingsinformasjon i en vanlig forespørsel gjennom Regnskapsvalg.
Spørsmål før du velger kontor
- Hvilke lønnstyper og arbeidsforhold har kontoret erfaring med?
- Hvilke systemer og integrasjoner støttes?
- Hva er fristen for grunnlag og godkjenning hver periode?
- Hvordan håndteres avvik, etterbetaling og korrigering?
- Hva er inkludert i løpende arbeid og i årsoppgjøret?
Se også hva du bør avklare om MVA, eller gå tilbake til alle regnskapstjenestene.
Kilder
Regler og frister kan endres. Kontroller alltid oppdatert informasjon i primærkildene.