Regnskapsfører for bokføring: avklar dette først
Bokføring handler om å registrere og dokumentere kjøp, salg og andre hendelser som påvirker virksomhetens regnskap. Altinn beskriver bokføringsplikt som plikten til å føre regnskap etter bokføringsreglene. Når arbeidet settes bort, bør bedriften og regnskapskontoret avtale en konkret og etterprøvbar arbeidsflyt.
Skal du avgrense behovet for en bestemt virksomhet, kan du se hva et enkeltpersonforetak eller en oppstartsbedrift bør opplyse om før et kontor vurderer oppdraget.
Hva kan inngå i løpende bokføring?
- Registrering av salgs- og kjøpsdokumentasjon.
- Oppfølging av bank, kort, kunde- og leverandørposter.
- Avstemming av relevante kontoer og oppfølging av differanser.
- Periodisering og behandling av eiendeler etter avtalt omfang.
- Grunnlag for mva-melding, lønn og årsoppgjør.
- Rapporter eller faste gjennomganger som bedriften har bestilt.
Listen er ikke en standardpakke. Be om en skriftlig beskrivelse av hva kontoret gjør, hva bedriften gjør selv, hvor ofte arbeidet utføres, og hva som behandles som tilleggsarbeid.
Lag en tydelig bilagsflyt
Avklar hvordan fakturaer, kvitteringer, bankhendelser, reiseregninger og annen dokumentasjon kommer inn i systemet. Altinn understreker at dokumentasjonen må være korrekt og fullstendig, og at tilknytningen til virksomheten skal være tydelig. Bedriften bør vite hvem som etterspør manglende underlag, hvem som svarer, og hvilken frist som gjelder.
- Hvem sender faktura og følger opp utestående kunder?
- Hvem attesterer kjøp og dokumenterer formålet?
- Hvem godkjenner betalinger og endringer i leverandøropplysninger?
- Hvordan håndteres kontantsalg, private utlegg og firmakort?
- Hvordan varsles feil, mangler og poster som trenger vurdering?
Avstemming og rapportering
Før et tilbud sammenlignes, bør kontoret forklare hvilke kontoer som avstemmes, hvor ofte det skjer, og hvilken dokumentasjon som leveres tilbake. En rapport er mer nyttig når bedriften vet om tallene er avstemt, hvilke perioder de dekker, og hvilke åpne spørsmål som gjenstår.
System, integrasjoner og oppstart
Oppgi hvilket regnskapssystem, fakturasystem, lønnssystem og bankoppsett dere bruker. Ved bytte bør dere avklare eksport, historikk, åpne poster, integrasjoner, brukerroller og tidspunkt for overføring. Ikke del passord. Tilganger bør opprettes og styres gjennom løsningene som brukes.
Spørsmål før du velger kontor
- Hvilke oppgaver og perioder er inkludert?
- Hvilket underlag trenger kontoret, i hvilket format og når?
- Hvordan kontrolleres bilag, bank og balansekontoer?
- Hvem blir fast kontaktperson, og hvordan følges avvik opp?
- Hva krever opprydding eller egen avtale?
Se hele sjekklisten for valg av regnskapsfører, eller gå tilbake til oversikten over regnskapstjenester.
Kilder
Regler og frister kan endres. Kontroller alltid oppdatert informasjon i primærkildene.